Kommunikation ist kein Zufallsprodukt
Den Auftakt des Drei-Tage-Workshops machten die allgemeinen Aufklärungsgespräche, Konzeptbesprechungen, Feinjustierungen und ein genaues Kennenlernen des Unternehmensbereiches. Doch am ersten Workshoptag kam es zu Unstimmigkeiten.
Kunstvoll aneinander vorbeireden
Es meldete sich ein Mitarbeiter zu einer Themenstellung zu Wort und erklärte, dass diese nicht erarbeitet werden könne, da es vom Vorstand klare Vorgaben dazu gebe. Der Hauptabteilungsleiter sagte, er hatte sich sowieso eine andere Ebene vorgestellt und seine beiden Abteilungsleiter hatten wiederum andere Ideen. Stundenlang sprach ich also zuvor mit drei Managern über die Planung – am Ende waren es dann vier unterschiedliche Bilder des ersten Tages und seiner Inhalte, ohne dass es einer der vier Personen aufgefallen wäre. Das zeigt, wie die Kommunikation zu diesem Zeitpunkt war – drei gut geschulte Manager und ein Profi hatten eigene unausgesprochene klare Ideen und haben kunstvoll aneinander vorbei gesprochen.
Unklarheiten in der Kommunikation beseitigen
Die meisten anwesenden Mitarbeiter stellten schon nach kurzer Zeit fest, dass diese Widersprüchlichkeit genau das ist, wovon in manchen Zeiten ihr Arbeitsalltag geprägt ist und was in der Folge zu Verunsicherungen und Konflikten führt. Die Führungsebene sprach von unterschiedlichen Aspekten, die in ihren Aufträgen berücksichtigt werden sollten – mal so mal so. Die Folge war, dass die Mitarbeiter planlos und teilweise sinnfrei arbeiteten und zielführende Ergebnisse ausblieben. Den Mitarbeitern schlug seitens der Führungskräfte Unzufriedenheit entgegen, da Aufträge nicht in der gewünschten Form erfüllt wurden. Dadurch entwickelte sich Unsicherheit, wie und was denn nun gearbeitet werden soll. Eine Führungskraft spricht z. B. grundsätzlich auf der Metaebene und umfasst in ihren »Reden« die Themen universell, so dass keiner weiß, was aktuell genau gemeint ist. Eine andere Führungskraft ist eher detailreich in ihren Ausführungen, beginnt sehr strukturiert und der Mitarbeiter freut sich, dass er eine klare Ansage erhält bis die Detailstärke so weit geht, dass jedes „i-Tüpfelchen“ angesprochen und darüber unklar wird, was der tatsächliche Auftrag ist und was Rahmeninformationen sind. Wir haben daraufhin erarbeitet, welche Informationen für einen Auftrag einerseits unabdingbar sind und andererseits das Ziel kenntlich machen. Im Weiteren wurden Informationswege und -zeiten betrachtet und angepasst sowie ein praxisnahes und alltagstaugliches Kommunikationstraining mit der Methode Trainingsschauspieler durchgeführt.
Fazit
Um die interne Kommunikation zu verbessern und Klarheit zu erreichen, stellen Sie sicher, was Sie kommunizieren und welche Botschaften Sie senden möchten und im Umkehrschluss, ob dies auch im beabsichtigten Sinne verstanden wurde. Kennzeichnen Sie in aller Klarheit den Auftrag und die Rahmeninformationen als solche – kurzgesagt: Schaffen Sie Klarheit in der Erwartungshaltung, um effektive Ergebnisse zu erzielen.